Comunicação

Aprovação de contas: muito mais do que uma formalidade societária

1. Introdução

No período do ano em que nos encontramos, a vida das sociedades é particularmente marcada pelo cumprimento de obrigações legais, entre as quais se destaca o processo de aprovação anual de contas.

Mais do que uma formalidade, este é um momento central na vida societária: é aqui que a administração presta contas aos sócios ou acionistas, apresentando a situação financeira, patrimonial e operacional da empresa.

Mas é também mais do que isso. A aprovação de contas constitui um verdadeiro momento de escrutínio da gestão e um teste à qualidade da governação societária. É através deste processo que se promove uma visão clara sobre o desempenho da empresa, se reforça a confiança entre os órgãos sociais e se criam as condições para uma tomada de decisão mais informada, responsável e alinhada com os interesses da sociedade.

A transparência, o rigor e o cumprimento atempado destas obrigações são sinais claros de organização, credibilidade e maturidade empresarial.

2. Dever de relatar a gestão e apresentar contas

A administração deve elaborar e submeter ao órgão competente o relatório de gestão, as contas do exercício e os demais documentos de prestação de contas.

Regra geral, estes documentos devem ser apresentados no prazo de três meses a contar do encerramento do exercício, ou seja, até 31 de março. Este prazo pode estender-se até cinco meses em situações específicas, nomeadamente quando estejam em causa contas consolidadas ou a aplicação do método da equivalência patrimonial.

Os documentos elaborados pela administração devem ser assinados pelos seus membros que estiverem em funções ao tempo da apresentação, e caso algum dos membros se recusa a assinar deve justificar no documento a que respeita e explicar perante o órgão competente para a aprovação, ainda que já tenha cessado as suas funções.

3. Falta de apresentação de contas e deliberação

Se os documentos não forem apresentados nos dois meses seguintes ao termo do prazo legal, qualquer sócio pode requerer judicialmente a realização de um inquérito.

Por outro lado, se, sem culpa da administração, não houver deliberação sobre as contas até 31 de maio, pode qualquer membro da administração ou qualquer sócio requerer ao tribunal a convocação da assembleia geral para aquele efeito.

4. Assembleia Geral

A aprovação de contas ocorre em assembleia geral, cuja convocação e funcionamento variam consoante o tipo de sociedade.

Sociedades por quotas:

A assembleia pode ser convocada por qualquer gerente;
A convocatória deve ser enviada por carta registada com, pelo menos, 15 dias de antecedência (salvo disposição diferente);
Os documentos devem estar disponíveis para consulta na sede desde a data da convocatória.

Sociedades anónimas:

A convocação compete, em regra, ao presidente da mesa da assembleia geral;
A convocatória é, por princípio, publicada, podendo em certos casos ser substituída por comunicação direta aos acionistas;
Devem ser respeitados prazos mínimos legais entre a convocação e a realização da assembleia;
Os documentos devem estar disponíveis para consulta com a antecedência legalmente exigida.

A ordem de trabalhos inclui, tipicamente:

deliberação sobre o relatório de gestão e contas;
aplicação de resultados;
apreciação da administração e fiscalização;
eventuais eleições.

5. Recusa de aprovação de contas

Não sendo aprovada a proposta dos membros da administração relativa à aprovação de contas, deve a assembleia geral deliberar, de forma motivada, que se proceda à elaboração total das novas contas ou à reforma, em pontos concretos, das apresentadas.

6. Apreciação da administração e eventual destituição

Na Assembleia Geral de aprovação de contas (Assembleia geral anual), um dos pontos da ordem de trabalhos é a apreciação geral da administração e fiscalização da sociedade, podendo os acionistas, se assim entenderem, votar a destituição dos membros da administração e fiscalização ou manifestar a sua desconfiança quanto a administradores.

A destituição não necessita de constar na ordem de trabalhos como ponto isolado, sendo que a destituição é automática, não sendo necessário esperar pelo fim do mandato.

7. Prestação de contas e registo

Depois de aprovadas, as contas do exercício e os demais documentos de prestação de contas ficam sujeitos a registo comercial. Esse registo é assegurado através da submissão da IES (Informação Empresarial Simplificada), a qual deve, em regra, ser entregue até ao dia 15 do 7.º mês seguinte ao encerramento do exercício económico, por norma.

A sociedade deve disponibilizar aos interessados, sem encargos, no respetivo sítio da Internet, quando exista, e na sua sede cópia integral dos seguintes documentos:

Relatório de Gestão;
Relatório sobre a estrutura e as práticas de governo societário, quando não faça parte integrante do Relatório de Gestão;
Certificação legal de contas;
Parecer do órgão de fiscalização, quando exista.

8. Consequências da não aprovação de contas

A não aprovação de contas pode ter impactos relevantes no funcionamento da sociedade. Desde logo, a empresa fica impedida de:

distribuir dividendos;
praticar determinados atos sujeitos a registo.

Na prática, podem ainda surgir dificuldades adicionais, como:

limitações no acesso a financiamento bancário;
impedimentos a concorrer a concursos públicos;
entraves em relações com parceiros comerciais;
impacto negativo na credibilidade da empresa.

A administração da sociedade que não submeter, ou por facto próprio impedir outrem de submeter, aos órgãos competentes da sociedade, o relatório de gestão, incluindo a demonstração não financeira, as contas do exercício e os demais documentos de prestação de contas previstos na lei, cuja apresentação lhe esteja cometida por lei ou pelo contrato social, ou por outro título, até 31 de março, é punido com coima de (euro) 50 a (euro) 1500.

9. Conclusão

A aprovação anual de contas não deve ser encarada como um mero exercício formal de cumprimento legal. Trata-se de um momento determinante na vida societária da empresa, com impacto direto na sua transparência, na qualidade da sua governação e na perceção de credibilidade junto de sócios, investidores e demais stakeholders.

A credibilidade, embora intangível, continua a ser um dos ativos mais valiosos de qualquer empresa. E a aprovação anual de contas é, precisamente, um dos momentos em que essa credibilidade se constrói, se demonstra e se reforça.

Diogo Lopes Barata | Sócio | Departamento de Comercial e Societário